e-Arşiv Nedir? Nasıl Geçiş Yapılır?

Dijital dönüşüm ile birlikte adını en sık duyduğumuz uygulamalardan bir tanesi de e-arşivdir.

Peki Nedir e-arşiv? Şirketlere sağladığı faydalar nelerdir? Nasıl geçiş yapılır?

Tüm bu soruları blog yazımızda cevapladık.

e-Arşiv Nedir?

e-Arşiv, bir faturanın Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olacak bir şekilde elektronik ortamda düzenlenmesi, saklanması ve raporlanmasını kapsayan bir uygulamadır. E-arşiv, bir elektronik fatura türüdür. Bu faturalar e-arşiv uygulaması ile oluşturulur ve karşı tarafa iletilir.  

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura, e-fatura kullanıcısı olmayan vergi mükellefi tüzel kişilere ve vergi mükellefi olmayan şahıslara gönderilen, elektronik ortamda hazırlanan, kâğıt faturadaki tüm bilgileri içeren bir fatura türüdür.

Bir başka deyişle, alışverişi gerçekleştiren iki taraftan birisi e-fatura kullanıcısıyken diğeri değilse e-arşiv fatura gönderilir.

e-Arşiv faturanın yasal olarak kâğıt faturadan hiçbir farkı yoktur.

2020 ve 2021 yılında hasılatı 4 milyon TL ve üzerinde olan firmaların 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-fatura ve e-arşive geçme zorunlulukları vardır.

e-Arşiv Uygulamasının Avantajları Nelerdir?

• Faturaların daha hızlı oluşturulmasını ve gönderilmesini sağlar.
• Fatura basarken ve gönderirken ortaya çıkan maliyetleri azaltır.
• Dijital arşivleme sayesinde faturaları saklama ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar.
• Kâğıt israfının önüne geçilir hem doğaya katkı sağlanır hem de şirket harcamalardan tasarruf eder.
• Faturaların gönderim esnasında kaybolma riski ortadan kalkar.
• Kesilen faturalar elektronik ortamda hızlı bir şekilde karşı tarafa aktarılacağı için nakit akışı hızlanır.
• E-fatura ve e-arşiv uygulamaları sayesinde detaylı raporlama yapılır.
• Geçmiş döneme ait faturalara istenildiği zaman hızlıca ulaşılır.
• Muhasebe departmanında fatura süreçleri hızlı bir şekilde ilerleyeceği için çalışanların iş yükü hafifler ve hata oranı en aza iner.

e-Arşiv Uygulamasına Nasıl Geçilir?

e-Arşiv uygulamasına geçiş yapmak için izlenebilecek 3 yöntem vardır:

1. İşletme süreci tamamen kendisi yönetir. Bu yöntemde işletmeler hazırlamış oldukları alt yapı ve yazılım sistemler ile GİB’e entegre olacak bir e-arşiv faturası oluşturabilir. E-arşiv uygulamasını kullanmak için lazım olan mali mühürün işletme tarafından temin edilmesi gerekir.

2. İşletme, Gelir İdaresi Başkanlığı e-Arşiv Portalına başvuru yapabilir. Bu süreçte de başvuru yapacak olan mükellefin mali mühürünün olması gerekir.

3. Mükellefler e-Arşiv uygulamasına Özel Entegratör aracılığı ile de geçiş yapabilir. Altyapı çalışmaları ve yazılım sistemleri dahil e-arşive geçme sürecinin tamamını GİB tarafından onaylanmış özel entegratörler yürütür. Bu sayede işletmeler, özel enteratörler aracılığı ile hızlı ve kolay bir şekilde e-arşive geçiş yapabilir.

Ayrıca, e-Fatura kullanıcısı olup Özel Entegratör aracılığı ile e-Arşiv uygulamasından yararlanacak olan mükellefler, sadece Özel Entegratörün sözleşmelerinde gerekli kısımları doldurmaları veya sözleşme yenilemeleri yeterli olacaktır.

Son olarak belirtmeliyiz ki e-fatura kullanmayan ve e-arşiv kullanma zorunluluğundan dolayı e-arşive geçecek olan mükelleflerin öncelikle e-faturaya geçmesi gerekmektedir.

MDP Group’un vermiş olduğu e-dönüşüm hizmetleri ile e-fatura, e-arşiv ve diğer e-dönüşüm sistemlerine kolay bir şekilde geçip kullanmaya başlayabilirsiniz.

Detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

İlgili İçerik: e-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?