Defter Beyan Sistemi Nedir? Nasıl Başvuru Yapılır?

Günümüzün teknoloji dünyasında dijitalleşmeye ayak uyduran sistemlerden birisi de ticari faaliyet yürüten şirketlere ait defter beyanlarıdır. Defter beyanlarını elektronik ortama taşıyarak dijitalleşmesini sağlayan sisteme denmektedir. “Defter Beyan Sistemi Nedir? Nasıl Başvuru Yapılır? Kimler Kullanabilir” gibi soruların ve daha fazlasının cevabı blog yazımızda!

Defter Beyan Sistemi Nedir?

Serbest meslek erbabı, işletme hesabı esasına uygun olarak defter tutan mükellefler ve basit usule uyan yükümlülerin kayıtlarının dijital ortamda tutulması, defter tutmak zorunda olanların defterlerinin elektronik ortamda hazırlanarak saklanması ile vergi beyannamesi, bildirim ve dilekçelerin elektronik ortamda verilmesini sağlayan ve e-belge düzenlenebilmesi amacıyla kurulan sisteme defter beyan sistemi denmektedir.

Defter Beyan Sistemini Kullanmak Zorunlu Mu?

Basit usule tabi olan mükellefler ve serbest meslek erbaplarının 1 Ocak 2018 tarihinden, diğer mükelleflerin ise 1 Ocak 2019 tarihinden itibaren defter beyan sistemini kullanmaları zorunlu tutulmuştur.

Defter Beyan Sistemine Nasıl Başvuru Yapılır?

Sistemi kullanmak zorunda olan mükellefler, sistemi kullanmaya başlayacağı takvim yılından önceki ayın son gününe kadar sistem üzerinden (https://basvuru.defterbeyan.gov.tr/) veya vergi sebebiyle bağlı bulunduğu vergi dairesine giderek defter beyan sistemine başvuru yapabilmektedir.

Ayrıca, sistemi kullanma zorunluluğu olan ve basit usule tabi olan mükellefler, kendileri veya sorumluluk yetkisi verdiği meslek odası veya VUK Tebliğinde yer alan “Elektronik Beyanname Gönderme Aracılık ve Sorumluluk Sözleşmesi” imzalanan meslek mensupları aracılığı ile defter beyan sistemine başvuru yapabilmektedir.

Defter beyan sistemine başvuru yapmak için belli başlı adımları takip etmeniz gerekmektedir.

Bu adımlar aşağıdaki gibidir:

• İlk olarak Defter Beyan Sistemine ait web adresine giriş yapmanız gerekmektedir. Ancak sisteme giriş yapabilmek için şifreniz olması gerekmektedir. Bu şifreyi kendiniz ya da yetkilendirmiş olduğunuz kişi vergi dairesine başvuru yaparak alabilmektedir.
• Açılan sayfada “Başvuru”’ya tıklayarak İnternet Vergi Dairesi kullanıcı kodunuzu ve şifrenizi girmeniz gerekmektedir.
• Ardından, kendi adınıza başvuru yapacaksanız “kendim için başvuru yapacağım” seçeneğini; müşteriniz için başvuru yapacaksanız “mükellefim için başvuru yapacağım” seçeneğini seçmeniz gerekmektedir.
• Ek olarak, damga vergisinin sürekli mükellefi olanlar “Damga Vergisi Defteri” seçeneğini seçmelidir.
• Bu aşamadan sonra tüm bilgilerin doğruluğunu kontrol ettikten sonra defter beyan sisteminin kullanım koşullarını kabul etmeniz gerekmektedir.
• Son olarak, Başvuru’ya tıklayarak bu süreci tamamlayabilirsiniz.

Defter Beyan Sisteminde Neler Yapabilirsiniz?

• Gelir ve giderleri elektronik ortamda kaydedebilirsiniz.
• Defterlerinizi dijital ortamda oluşturabilir ve saklayabilirsiniz.
• Beyannamelerinizi bu sistemde hazırlayarak onaylatabilirsiniz.
• Ek olarak, sistem üzerinden e-fatura, e-SMM (e-serbest meslek makbuzu) gibi belgelerinizi düzenleyebilirsiniz.

Defter Beyan Sisteminde Hangi Defterleri Tutabilirsiniz?

• Envanter defteri
• Serbest meslek kazanç defteri
• Damga vergisi defteri
• Ambar defteri
• İşletme defteri
• Amortisman defteri
• Çiftçi işletme defteri
• Bitim işleri defteri

Defter Beyan Sistemi Üzerinden Hangi Beyannameler Gönderilir?

Öncelikle bu sistemi kimlerin kullanabileceğinden bahsedelim.

Serbest meslek kazancına sahip olan, basit usule tabi olan ve işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler Defter Beyan Sistemi’ni kullanabilmektedir.

Peki hangi beyannameleri gönderebiliyorlar, ona bakalım:

• KDV Beyannamesi,
• Geçici Vergi Beyannamesi,
• Prim Hizmet Beyannamesi,
• Damga Vergisi Beyannamesi
• Muhtasar Beyannamesi

Ancak serbest meslek erbapları, yukarıda sıralamış olduğumuz tüm beyannameleri gönderebilirken basit usule tabi olan mükellefler yalnızca Yıllık Gelir Vergisi, Muhtasar, Prim Hizmet ve KDV Beyannamesi gönderebilmektedir.

Defter Beyan Sisteminin Avantajları Nelerdir?

• İnternet bağlantınızın olduğu her yerden vergi ve ticari tüm işlemlerini elektronik ortamda kayıt altında tutabilirsiniz.
• Defterler, dijital olarak arşivlenip saklanacağı için saklama maliyetleriniz düşer.
• Defter tasdikine ihtiyacınız kalmaz.
• Fatura, makbuz, beyanname gibi belgeler e-belge olarak düzenleneceği için bunları düzenlerken harcanan zamandan tasarruf edersiniz.